imageWARE Document Manager (iWDM) คือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารและเรียกค้นเอกสารที่
ได้รวมเทคโนโลยีการจัดการเอกสารที่เพิ่มขึ้นมา เช่น ความสามารถในการส่งเอกสารผ่านทางอีเมล์
พีซีแฟกซ์ รวมถึงความสามารถในการทำงานร่วมกัน บนระบบเน็ตเวิร์ค
เพื่อการแบ่งปันข้อมูลกันได้ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเราเรียกโซลูชั่นนี้ว่า ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
โดยผู้ใช้โซลูชั่นนี้มีตั้งแต่องค์กรขนาดเล็ก จนถึงขนาดใหญ่ เช่น AIA Insurance, Sumitronics Asia Holding,
Singapore Telecom และ DHL เป็นต้น

คุณประโยชน์จากการใช้งาน imageWARE Document Manager (iWDM)
• เพิ่มศักยภาพในการสืบค้นเอกสารและการใช้งานข้อมูลในเอกสารอย่างรวดเร็ว
• เพิ่มความปลอดภัยในการกระจายข้อมูลข่าวสารในองค์กรและนอกองค์กร
• เพิ่มความสะดวกในการติดต่อสื่อสารกับภายในองค์กรและนอกองค์กร
• ลดค่าใช้จ่ายแฝงในการจัดเก็บเอกสารแบบเก่า เช่น ค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ แรงงานคนดูแลเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาแจกจ่าย รวมถึงค่าเช่าพื้นที่จัดเก็บ
• เอกสารไม่สูญหาย และง่ายต่อการทำสำรองข้อมูล

การทำงานของ imageWARE Document Manager (iWDM)
1. เริ่มต้นจากการจากนำเอกสารเข้ามาจัดเก็บ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยกัน 2 วิธี คือ
• วิธีการสแกน (Scan) : โดยโปรแกรม imageWARE Document Manager (iWDM) จะทำการเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ความเร็วสูง (Document Reader) ผ่านทางเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป สแกนเอกสารเข้ามาเก็บในโปรแกรม
• วิธีการนำเข้าไฟล์ (Import File) : ผู้ใช้สามารถนำไฟล์เอกสารต่าง ๆ เช่น Microsoft Word, Excel และอื่นๆ กว่า 160 ฟอร์แมต มาจัดเก็บและจัดหมวดหมู่ได้ด้วยเช่นกัน และยังสามารถนำเอกสารจากการสแกน และ งานจาก Microsoft Application มาจัดรวมเป็นชุดเดียวกันได้
2. การทำดัชนีเพื่อใช้ในการสืบค้นเอกสาร มี 3 วิธี
• การค้นหาจาก ดัชนีเอกสาร ไม่ว่าเป็น ชื่อเอกสาร, เลขที่เอกสาร, วันที่สร้าง ฯลฯ.
• การค้นหา Annotation ไม่ว่าเป็น ตรายางอิเลกทรอนิกส์ กระดาษบันทึกอย่างย่อที่ปะไว้บนเอกสาร, ข้อความสั้นที่วางไว้ เป็นต้น
• การค้นหาจาก เนื้อหาภายในเอกสาร โดยการทำ OCR (Optical Character Recognition)

ระบบจัดเก็บและการจัดหมวดหมู่เอกสาร
การทำงานในส่วนของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยการสแกน (Scan) หรือ การนำเข้าข้อมูล (Import) ที่ถูกสร้างขึ้นโดย Application
ที่สามารถทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows ได้ เช่น Microsoft Office, AutoCAD, Visio Program และสามารถแสดงไฟล์อื่นๆได้อีกถึง 250 รูปแบบ
เช่น PDF, TXT, HTML ฯลฯ การจัดเก็บและค้นหา สามารถกำหนดดัชนีการสืบค้นประกอบแฟ้มเอกสารได้หลากหลาย
เช่น ชื่อเอกสาร, เลขที่เอกสาร, วันที่สร้าง ฯลฯ โดยที่ดัชนีเหล่านี้สามารถปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมตามความเหมาะสมกับ
ลักษณะการใช้งานจริง และระบบจะทำการจัดเก็บตามโครงสร้างการจัดเก็บจริงในรูปแบบ ดังนี้

ตู้เอกสาร --> แฟ้มเอกสาร --> เอกสาร

โดยระบบนี้ยังสามารถทำการแปลงเอกสารที่เป็นภาษาอังกฤษ (OCR) ออกไปให้ Application อื่นๆ ทำงานได้ เช่น Microsoft Word หรือ Excel ฯลฯ

ระบบสืบค้นข้อมูลเอกสาร
การค้นหาเอกสารนั้นจะสะดวกขึ้น และรวดเร็วขึ้น หากนึกภาพว่าจะต้องหาไฟล์เอกสาร 1 ไฟล์ จากไฟล์ที่จัดเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่มากกว่า 10,000,000 ไฟล์ ใช้เวลาเพียง 0.7 วินาทีเท่านั้น imageWARE Document Manager (iWDM) นั้นมีเครื่องมือที่ช่วยให้การค้นหาเป็นไปได้โดยง่าย
=> การค้นหาจากชื่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร ที่ได้มีการจัดหมวดหมู่ไว้เพื่อง่ายแก่การสืบค้น
=> การค้นหาจากดัชนีเอกสาร (Index)
ดัชนีของระบบ ที่มีมาให้แล้ว เช่น วันที่สร้างเอกสาร, วันที่แก้ไข, ผู้ที่เข้าถึงครั้งสุดท้าย เป็นต้น
ดัชนีที่ผู้ใช้กำหนดเอง ที่สามารถปรับแต่งได้ตามแต่ละประเภทงาน หรือตามความสะดวก
=> การค้นหาจาก Annotation ไม่ว่าเป็น ตรายางอิเลกทรอนิกส์ กระดาษบันทึกอย่างย่อที่ปะไว้บนเอกสาร, ข้อความสั้นที่วางไว้ เป็นต้น
ระบบสืบค้นจะทำหน้าที่สืบค้นข้อมูลและเอกสารทั่วไปที่ได้จัดเก็บเข้าในระบบฐานข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server) พร้อมทั้งดึงเอกสารรูปภาพที่เห็น Image Files หรือ Electronic File ที่ สามารถทำงานบน Windows อาทิ Microsoft word, Excel, Power Point ฯลฯ ขึ้นมาแสดงผลลัพธ์ของการสืบค้นได้ โดยผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสาร หรือ Electronics File ดังกล่าวได้ด้วยเงื่อนไขตามดัชนีที่ผู้ใช้ทำการออกแบบและสร้างขึ้นเอง ดัชนีใดดัชนีหนึ่งก็ได้และสามารถใช้คำสั่ง AND หรือ OR เพื่อสร้างเงื่อนไขที่รัดกุมยิ่งขึ้น และนอกจากนี้ยังสามารถสืบค้นในเนื้อความของเอกสารที่เป็นภาษาอังกฤษ ได้อีกด้วย

ระบบกระจายเอกสาร ในลักษณะของ E-mail, PC-Fax
ผู้ใช้ในระบบ iWDM สามารถนำเอกสารส่งเป็น E-mail ได้ทันที โดยระบบรองรับการทำงานของ Microsoft MAPI Mail และ Lotus Notes Mail ได้โดยอัตโนมัติ และยังสามารถนำข้อมูลที่จัดเก็บไว้ พิมพ์ออกสู่เครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ในระบบได้ หรือ ทำการนำเอกสารไปสู่ระบบ Application ของเอกสารเองในระบบก็ได้ และยังสามารถนำเอกสารที่อยู่ส่งแฟกซ์ได้ทันที

ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
การจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นนี้ ความปลอดภัยของเอกสารจึงเป็นสิ่งที่ต้องพึงระวังมากที่สุด แต่ด้วยคุณสมบัติของโปรแกรม imageWARE Document Manager (iWDM) ที่ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกับระบบเน็ตเวิร์คได้เป็นอย่างดี จึงได้รับการออกแบบระบบความปลอดภัยที่รัดกุมเช่นกัน โดยใช้ระบบการเข้ารหัสไฟล์ (Encryption) เพื่อที่จะให้ไม่สามารถเปิดดูเนื้อหาเอกสาร โดยใช้โปรแกรมอื่นใดนอกจาก imageWARE Document Manager (iWDM) ได้ เพื่อป้องกันการเปิดเอกสาร ทั้งนี้การเข้าถึงเอกสารภายในโปรแกรมจะมีการป้องกันการเข้าถึงไฟล์อีกขั้น ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่มีสิทธิที่จะเข้าถึงเอกสารรวมทั้งการค้นหาเอกสารด้วยเช่นกัน โดยสามารถระบุรหัสผ่านและสิทธิการใช้งานให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ (User access restriction) เพื่อจำกัดการเข้าถึงข้อมูล ตั้งแต่ระดับตู้เอกสาร (Cabinet) ระดับแฟ้มเอกสาร (Folder) และระดับเอกสาร (Document level) อีกทั้งสามารถในการกำหนดชื่อและรหัสผ่านให้ผู้ใช้ได้ 3,000 รายชื่อ ซึ่งสามารถควบคุมระดับการเข้าถึงเอกสารอย่างเต็มรูปแบบ

นอกจากนี้ยังมีโปรแกรม imageWARE Web Document Manager ที่สามารถช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสาร โดยผ่าน Web browser ได้อีกด้วย

System Hardware Requirements
PC: 266 MHz Intel™ Pentium II or higher
RAM: 96MB RAM (128MB or more recommended)
Disk Space: 20MB on local HDD
Monitor: VGA or higher resolution
Other: CD-ROM, ISIS or TWAIN scanner
System Software Requirements Operating System:
Windows 98/Me/2000/XP Professional or Home Edition/NT 4.0 (Service Pack 3 or later)
Other: Adobe Acrobat 4.0 or later (for PDF thumbnail display), Internet Explorer 4.01 or later

รายละเอียดเพิ่มเติม: http://www.imageware.com